La numérisation permet une accessibilité accrue aux documents pour le personnel des établissements ou pour le public, la facilité d’exploitation des documents pour la recherche ou encore la préservation et la conservation des documents originaux.
Dans le cadre d’une démarche de préservation de l’environnement, la dématérialisation permet de réduire l’empreinte écologique des établissements et entreprises en limitant la quantité de papier.
Les objectifs d’un projet de numérisation de documents peuvent être de quatre ordres : préservation, diffusion, sauvegarde et substitution, tout en conservant la valeur probante des originaux.